Archiefvernietiging van vertrouwelijk papier

Vertrouwelijk papier weggooien voor papiervernietiging

Gemiddeld bestaat 80% van al het afval in een kantooromgeving uit papier. Een groot gedeelte van dit papier is confidentieel. Het zijn documenten met vertrouwelijke en bedrijfsgevoelige informatie, die niet op straat mogen belanden. Vanwege het vertrouwelijke karakter van het papier is het verstandig om het papier in te zamelen in afsluitbare containers ter vernietiging wanneer deze documenten weggegooid moeten worden.

Bewaartermijnen en bewaarplicht

Zakelijke documenten hebben een bewaartermijn. Wanneer dit termijn verloop dient het document bij wet vernietigd te worden. Documenten kunnen een minimale bewaartermijn of een maximale bewaartermijn bevatten. Het verschilt dus per document hoe lang u een document moet of mag bewaren. Bekijk hier het overzicht van bewaartermijnen.

Alle documenten als vertrouwelijk beschouwen

Onderscheid maken of een document al dan niet vertrouwelijk is veroorzaakt alleen maar verwarring. Voor de zorgvuldigheid is het verstandig om al het bedrijfspapier als vertrouwelijk papier te beschouwen en ook zo te behandelen. Plaats in de kantooromgeving voldoende beveiligde containers waarin het papier ingezameld kan worden.

Beveiligde afvalcontainers voor confidentieel papier

Voor de inzameling van confidentiële documenten bestaan speciale afvalcontainers. Deze containers zijn uitgevoerd met een afsluitbare deksel en een smalle sleuf waardoor het papier in de container geworpen kan worden.

Archiefvernietiging en papiervernietiging

Voor de vernietiging van vertrouwelijk papier heeft u in principe twee mogelijkheden. U kunt zelf het papier versnipperen door middel van een papierversnipperaar. Of u kunt een externe partij inhuren die de verantwoordelijkheid neemt voor de afvoer en vernietiging van uw confidentiële papier. Voor grote hoeveelheden papier doet u er verstandig aan om een vernietigingsbedrijf in te huren. Zij nemen uw zorg uit handen en regelen de inzameling, het transport en de vernietiging van het papier. Deze bedrijven maken onderscheid tussen archiefvernietiging en papiervernietiging.

Archiefvernietiging (jaarlijks)

Archiefvernietiging heeft betrekking op de vernietiging van uw archiefbescheiden. De meeste bedrijven vernietigen een keer per jaar een gedeelte van het archief. Dit komt vooral voor rond de maanden december en januari en in de zomermaanden. Als u uw archief wilt laten vernietigen door een vernietigingsbedrijf kunt u er in de meeste gevallen voor kiezen om het archief op te laten halen, of om het archief zelf langs te brengen bij het betreffende bedrijf. Door middel van een papiershredder wordt de integriteit uit het papier gehaald. Het restmateriaal bestaat uit kleine onleesbare papiersnippers die geperst worden tot balen papier. Deze balen papier worden gebruikt als grondstof voor de tissue industrie.

Papiervernietiging (dagelijks)

Dagelijks komt er veel papier vrij in een kantooromgeving. Notulen, verslagen en uitgeprinte emailberichten. Het zijn enkele voorbeelden van confidentiële documenten. Wanneer dit soort documenten weggegooid moeten worden kunt u gebruik maken van de dienstverlening papiervernietiging. Het vernietigingsbedrijf plaatst beveiligde containers op uw locatie waarin het papier verzameld kan worden. Op afroep of op frequente basis worden de afvalcontainers geledigd waarna het papier door het vernietigingsbedrijf wordt vernietigd.

Kies voor een gecertificeerd vernietigingsbedrijf

ls u uw vertrouwelijke papier door een externe partij wilt laten inzamelen, transporteren en vernietigen is het verstandig om voor een betrouwbaar vernietigingsbedrijf te kiezen. Nederland kent een speciale certificeringsregeling, genaamd CA+, voor de vernietiging van documenten.

“De door de Certificeringsregeling Archief en Datavernietiging voorgeschreven voorzieningen en veiligheidsprocedures zorgen er voor dat het aangeboden vertrouwelijk materiaal tot en met de vernietiging in veilige handen is en niemand het meer kan inzien. Bovendien waarborgt de certificeringsregeling een efficiënt en sluitend vernietigingsproces.”

Een CA+ gecertificeerd vernietigingsbedrijf is getoetst op de strenge richtlijnen van de certificering. Deze richtlijnen zijn van toepassing op het gehele vernietigingsproces. Dit betekent richtlijnen voor onder andere inzamelmiddelen, inzameling, transport en vernietiging van de documenten.